Dit reglement is van toepassing op alle bezoeken die namens Spotting Group Volkel (SGV) aangeboden worden. Hiervan uitgesloten zijn de internationale spottersdagen, waarvoor specifieke regels gelden.
- Een aanmelding wordt alleen in behandeling genomen als men lid is van Spotting Group Volkel en alle gevraagde persoonsgegevens verstrekt zijn binnen de aanmeldtermijn op het juiste adres.
- De minimumleeftijd voor deelname aan bezoeken is 14 jaar. Per bezoek kan hier vanaf geweken worden, maar dat wordt dan altijd bij de aankondiging vermeld.
- Indien er meer aanmeldingen dan plaatsen zijn, zal er worden geloot. Iedereen wordt op de hoogte gebracht of hij wel of niet ingeloot is.
- Degenen die uitgeloot zijn, maken bij een volledig vergelijkbaar bezoek binnen twee jaar een grotere kans om ingeloot te worden dan leden die niet eerder uitgeloot zijn, omdat daarvoor aparte plaatsen gereserveerd worden. Maximaal een kwart van het aantal beschikbare plaatsen zal openstaan voor leden die minimaal één keer uitgeloot zijn en maximaal een tweede kwart voor leden die twee keer uitgeloot zijn. De overige plaatsen zijn beschikbaar voor iedereen die zich aangemeld heeft. Een volledig vergelijkbaar bezoek betreft een bezoek aan dezelfde basis met hetzelfde hoofddoel, bijvoorbeeld een avondvliegbezoek op Volkel.
- Na sluiting van de aanmelding kan het lid zich niet meer afmelden. Degene die dat toch doet komt op een grijze lijst, ongeacht de reden.
- Indien het lid in twee jaar tijd drie keer een grijze notering krijgt, wordt het lid verplaatst naar de zwarte lijst.
- Indien het lid niet op komt dagen bij een bezoek, zonder daarvoor de desbetreffende reiscoördinator van SGV op de hoogte gebracht te hebben, komt het lid op de zwarte lijst.
- Indien het lid niet betaalt voor een bezoek waarvoor men zich heeft aangemeld, wordt het lid op de zwarte lijst geplaatst.
- Indien het lid zich onverantwoordelijk of ongepast gedraagt tijdens een bezoek, wordt het lid op de zwarte lijst geplaatst.
- Een zwarte lijst notering blijft gedurende het SGV-lidmaatschap een jaar onvoorwaardelijk actief. Gedurende deze periode kan het lid aan geen enkel bezoek deelnemen. Voor het tweede jaar geldt een voorwaardelijke aantekening, waarbij het lid na een (grijze) overtreding wederom op de zwarte lijst geplaatst wordt. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt de zwarte lijst notering opgeschort, na hervatting van het lidmaatschap wordt deze weer actief.
- Het lid wordt op de hoogte gebracht van een grijze of zwarte notering. Het SGV bestuur zal altijd hoor en wederhoor toepassen